Praktijkvoorbeeld ontwerp inhuurbeleid

Hieronder vindt u een praktijkvoorbeeld van het ontwerp van een inhuurbeleid om een concrete indruk te krijgen van onze aanpak en ervaring. 

Een grote onderwijsinstelling met een hoge behoefte aan flexibel personeel wil de inzet van ZZP’ers voortzetten. Gezien de ontwikkelingen rondom de inzet van ZZP’ers, besloot de organisatie een inhuurbeleid te laten ontwikkelen. Dit beleid moest fiscale en juridische risico’s minimaliseren en intern zorgen voor duidelijkheid. Vanwege de omvang van de organisatie was een gestroomlijnd proces essentieel voor effectieve naleving.

Urgentie
Zonder een helder beleid op het gebied van ZZP-inhuur loopt een organisatie risico op naheffingen, boetes en juridische claims bij een verkeerde kwalificatie van arbeidsrelaties. Daarnaast zorgt een goed ingericht inhuurbeleid voor grip op de inzet van externen en voorkomt het onnodige administratieve lasten.

Aanpak

De ontwikkeling van het inhuurbeleid volgde op hoofdlijnen het volgende proces:

  1. Risico-inventarisatie en analyse arbeidsrelaties: Inzicht krijgen in de bestaande arbeidsrelaties en risico’s met betrekking tot schijnzelfstandigheid.
  2. Bepalen van de strategische koers: vaststellen van de doelstellingen en uitgangspunten voor de inzet van ZZP’ers binnen de organisatie.
  3. Ontwikkeling van het inhuurbeleid en procesinrichting: het ontwikkelen van een beleidsdocument met heldere richtlijnen en procedures, zodat afdelingen weten welke stappen gevolgd moeten worden bij de inhuur van een ZZP’er.
  4. Implementatie en borging: zorgen voor naleving in de praktijk door middel van concrete hulpmiddelen en interne controles. Denk hierbij aan een beslisboom waarmee kan worden getoetst of een samenwerking met een ZZP’er past binnen het beleid.
  5. Interne communicatie: medewerkers bewust maken van het inhuurbeleid en hen ondersteunen bij de juiste toepassing ervan.
  6. Contractmanagement en standaarddocumentatie: het creëren van uniformiteit in de contractering van ZZP’ers.
  7. Periodieke audits: waarborgen dat het inhuurbeleid correct wordt toegepast en risico’s tijdig worden gesignaleerd.
  8. Evaluatie en bijsturing van het beleid: het beleid actueel houden en aanpassen aan veranderende wet- en regelgeving of interne behoeften.

De volgorde van deze stappen is niet strikt chronologisch. In de praktijk kan het noodzakelijk zijn om eerdere fases te herzien om het beleid verder te verfijnen en af te stemmen op de organisatiebehoeften.

Resultaat

Met dit beleid heeft de onderwijsinstelling niet alleen fiscale en juridische risico’s geminimaliseerd, maar ook meer grip gekregen op de flexibiliteit en controle over externe inhuur. Hierdoor kan de organisatie wendbaar blijven binnen duidelijke kaders, zonder in te leveren op compliance en kostenbeheersing. Dit beleid biedt:

  • Compliance en risicobeheersing: Vermindering van juridische en fiscale risico’s, zoals naheffingen en boetes.
  • Efficiëntie en duidelijkheid: Uniforme procedures en heldere richtlijnen verkorten besluitvorming en verlagen administratieve lasten.
  • Kostenbeheersing: Meer grip op externe inhuur door betere contractmanagementprocessen.
  • Strategische flexibiliteit: Behoud van wendbaarheid binnen juridische kaders.
  • Verantwoording en transparantie: Een solide basis voor audits en stakeholderverantwoording.

Hiermee is de inzet van ZZP’ers binnen de onderwijsinstelling toekomstbestendig en beheersbaar.

Deze casus is geanonimiseerd en vereenvoudigd weergegeven om een algemeen beeld te schetsen van een praktijkcasus. De informatie in deze casus is niet bedoeld als juridisch of fiscaal advies en er kunnen geen rechten aan worden ontleend.

Belang van intern fiscaal beleid

Een goed ingericht fiscaal beleid is cruciaal voor organisaties die te maken hebben met complexe wet- en regelgeving. Gebrek aan overzicht en controle kan leiden tot onbewuste overtredingen, inefficiënte processen en tijdrovende correcties achteraf. Zonder duidelijke richtlijnen is het lastig om consequent en compliant te handelen, wat de organisatie blootstelt aan fiscale risico’s. Door interne processen te structureren, kunnen naheffingen, boetes en juridische geschillen worden voorkomen. Bovendien versterkt een solide fiscaal beleid de transparantie richting stakeholders en toezichthouders, wat bijdraagt aan de financiële stabiliteit en reputatie van de organisatie.

Herkent u deze uitdagingen? Filan helpt u graag bij het ontwikkelen van een helder fiscaal beleid, zodat uw organisatie grip houdt op fiscale verplichtingen en risico’s effectief beheerst.

"Zonder een helder beleid loopt een organisatie onnodige risico’s en verliest het controle over compliance en kostenbeheersing."

mr. A. Talsma - fiscalist

Heeft uw organisatie ondersteuning of advies nodig?

Bij Filan helpen we organisaties met het ontwikkelen en implementeren van een solide fiscaal beleid. Onze expertise zorgt ervoor dat uw organisatie compliant handelt, grip houdt op fiscale processen en risico’s minimaliseert.

 

Onze diensten omvatten:

  • Risico-analyses: inzicht in fiscale risico’s en beoordeling van bestaande processen om zwakke plekken te identificeren.
  • Ontwikkeling en implementatie van beleid: structureren en vastleggen van fiscale richtlijnen en processen om naleving te waarborgen. Hierbij kan worden gedacht aan het ontwerp van een inhuurbeleid of het opzetten van een tax control framework. 

  • Projectmanagement en implementatiebegeleiding: zorgdragen voor een gestructureerde invoering van het fiscale beleid, inclusief de coördinatie tussen afdelingen en begeleiding bij de uitvoering.

  • Interne communicatie en bewustwording: opstellen van communicatieplan en verzorgen van interne sessies om draagvlak te creëren.

  • Training en interne bewustwording: workshops om medewerkers op de hoogte te brengen van fiscale verplichtingen en processen.

mr. A. Talsma - fiscalist bij Filan,

belastingrechtdocent bij de Hanzehogeschool Groningen 

Neem vrijblijvend contact op